Thuiswerken vanwege de coronacrisis: enkele aandachtspunten

Ook scholen kampen met de gevolgen van het coronavirus. Ook scholen kampen met de gevolgen van het coronavirus. Welke verantwoordelijkheid heeft de school als werkgever voor de thuiswerkplek?

De coronacrisis ontgaat niemand. Ook scholen kampen met de gevolgen van het coronavirus. Tot 11 mei blijven deze gesloten. Kinderen volgen afstandsonderwijs en onderwijsgevend personeel probeert zo goed en zo kwaad als het kan vanuit huis of vanuit de school de continuïteit van dit onderwijs in goede banen te leiden. Welke verantwoordelijkheid heeft de school als werkgever voor de thuiswerkplek? Enkele aandachtspunten.

Een verantwoorde thuiswerkplek

Van personeelsleden mag worden verwacht zij naar school komen. Dat kan immers gewenst zijn voor overleg; de inrichting van het afstandsonderwijs; en het afnemen van toetsen. Veel scholen bieden hun onderwijsgevend personeel de mogelijkheid om thuis te werken of dragen hun personeel juist op om het werk vanuit huis te organiseren.

Hoewel dat werk vanuit huis wordt verricht, rust op (het bevoegd gezag c.q. het bestuur van) de school als werkgever de verplichting om haar personeel in een zo veilig mogelijke werkomgeving te laten werken. Als de school deze zorgplicht schendt, kan zij aansprakelijk zijn voor de schade die de werknemer bij de uitoefening van de werkzaamheden lijdt.

Voor de thuiswerkplek gelden er voor de school als werkgever minder strikte arboregels dan voor de werkplek op de school zelf. De school doet er verstandig aan om thuiswerkers te informeren over de regels die gelden bij thuiswerken. De school kan instructies geven of een richtlijn opstellen voor de inrichting van de werkplek (gebruik van goede stoel en tafel met de juiste afstelling) en zal zo nodig middelen beschikbaar moeten stellen om het thuiswerken verantwoord mogelijk te maken (een ‘los’ toetsenbord en muis of een laptopverhoger). Als de medewerker zelf niet over een pc of laptop beschikt, zal de school hierin moeten voorzien. Mogelijk is de ongebruikte apparatuur op school een uitkomst om deze tijdelijk aan de personeelsleden ter beschikking te stellen. Verder is het van belang dat de school afspraken maakt over het houden van pauzes, zodat er een goede afwisseling bestaat tussen werken en pauzeren.

Als gevolg van de coronacrisis worden momenteel halsoverkop veel nieuwe thuiswerkplekken ingericht. Begrijpelijk is het dat daarbij nauwelijks aandacht wordt besteed aan de juiste ergonomische inrichting met de juiste arbeidsmiddelen. Toch dient de school als werkgever haar zorgplicht serieus te nemen om aansprakelijkheid te voorkomen.  

Het (verplicht) thuiswerken wegens het coronavirus brengt kortom de nodige verplichtingen met zich mee. Scholen wordt kortom geadviseerd om medewerkers instructies te geven over het inrichten van een ergonomische thuiswerkplek en zo nodig te voorzien in middelen om het thuiswerken verantwoord mogelijk te maken. Met name wanneer het de verwachting is dat scholen langer gesloten blijven, mag van scholen hierin meer worden verwacht.

De reiskosten

Veel werkgevers kennen hun personeel een onkostenvergoeding toe. In de meeste gevallen bestaat deze vergoeding in een reiskostenvergoeding. Wanneer daarover in de arbeidsovereenkomst niets is vermeld, kan de werkgever niet zomaar besluiten deze (vaste) onkostenvergoeding stop te zetten, bijvoorbeeld omdat de werknemer vanwege de coronacrisis thuiswerkt en daarom geen (reis)kosten maakt.

Voor het onderwijs is daarom van belang om in de CAO te rade te gaan. Wat is daarin opgenomen over de reiskostenvergoeding? Op grond van zowel de CAO PO als de CAO VO heeft personeel in het onderwijs recht op een tegemoetkoming in de reiskosten. Wel bestaat er een verschil tussen beide CAO’s wat betreft het stopzetten van de reiskostenvergoeding als niet daadwerkelijk wordt gereisd.

In de CAO PO is bepaald dat 'Wanneer er door de werknemer anders dan in verband met vakantieverlof gedurende een periode van twee weken niet wordt gereisd naar de plaats van tewerkstelling, de aan de werknemer toe te kennen tegemoetkoming vanaf de derde week [wordt] stopgezet.'

In de CAO VO is bepaald dat 'Indien door een werknemer over een aaneengesloten tijdvak van meer dan een week anders dan in verband met vakantieverlof niet is gereisd tussen de woning en het gebouw of de gebouwen, wordt de aan de werknemer toe te kennen tegemoetkoming in de reiskosten vanaf de tweede week naar evenredigheid verlaagd'.

Voor het primair en voortgezet onderwijs geldt kortom dat de reiskostenvergoeding vanaf respectievelijk de tweede en derde week mag worden verlaagd of stopgezet. Het stopzetten van de reiskostenvergoeding is niet alleen een mogelijkheid, maar kan vanuit fiscaal oogpunt ook een verplichting zijn in verband met de gerichte vrijstelling van reiskostenvergoedingen.