Hoe formuleer je een studiekostenbeding?
Van plan om een werknemer in het nieuwe jaar een opleiding te laten volgen? Dan is het belangrijk om met uw werknemer afspraken te maken over de bekostiging van de studie en terugbetaling daarvan. Aan dit zogenoemde studiekostenbeding zijn strenge eisen verbonden die niet een-twee-drie zijn terug te vinden in de wet.
Studiekosten zijn kosten die de werkgever maakt om de werknemer de studie te kunnen laten volgen. Deze kosten (zoals inschrijf-, cursus-, examen- en boekengeld etc.) kunnen op het loon van werknemer in mindering worden gebracht. Daaraan zijn wél een aantal voorwaarden verbonden.
Voorwaarden studiekostenbeding
Ten eerste moet de werkgever vaststellen over welke periode hij voordeel zal hebben van de kennis en de vaardigheden opdoet met de opleiding. Ten tweede moet de werkgever bepalen dat wanneer het dienstverband tijdens of onmiddellijk na afloop van de studieperiode eindigt, de werknemer de studiekosten betaalt. Ten derde moet de terugbetalingsverplichting met een evenredige gelijke schaal verminderen bij het voortduren van het dienstverband en over de periode dat werkgever profijt heeft van de opleiding.
Op de wijze waarop deze afspraken zijn overeengekomen komt het nauw aan. Als niet aan een van de vereisten is voldaan, dan is het hele studiekostenbeding nietig. Werknemer hoeft dan niets meer terug te betalen. Het is dus van uiterst groot belang om het studiekostenbeding op heldere en correcte wijze te formuleren.
Belang van transparantie
Vanwege de strenge eisen die aan het beding worden gesteld, is het verstandig om dit beding schriftelijk af te spreken. Bovendien is het raadzaam om werknemer in een gesprek uit te leggen hoe het beding geïnterpreteerd wordt en op welke wijze de regeling geldt. Op die wijze kan de werknemer achteraf niet zeggen dat hij het beding altijd op andere wijze heeft geïnterpreteerd of dat de gevolgen voor hem niet duidelijk waren. Daarmee komt u als werkgever in een eventuele procedure ook niet voor verassingen te staan. Een studiekostenbeding is namelijk zodanig belastend voor een werknemer, dat van een werkgever mag worden verwacht dat hij de werknemer voorafgaand aan het sluiten van het beding duidelijk heeft voorgehouden wat de gevolgen en de financiële risico’s zijn van het studiekostenbeding.
Conclusie
Het is dus van groot belang om het studiekostenbeding op zorgvuldige wijze vorm te geven. Dat voorkomt niet alleen dat er achteraf een conflict ontstaat over de vraag of er terugbetaald moet worden, maar beperkt ook de risico’s in een procedure bij de rechter.
