Zakelijke privécommunicatie
Op 17 augustus jl. oordeelde de kantonrechter Amsterdam dat de Gemeente Amsterdam haar Gedragscode Elektronische Communicatiemiddelen niet zonder instemming van de Ondernemingsraad mocht wijzigen. De wijzigingen zouden inzage door collega’s en leidinggevenden in elkaars zakelijke e-mailbox mogelijk maken. Dit zou tot prestatiebeoordeling en aantasting van de privacy van werknemers kunnen leiden. Op dat laatste onderwerp zoom ik in deze blog in.
Het belang van werknemers dat hun privacy beschermd wordt, staat tegenover het belang van werkgevers om zakelijke communicatiemiddelen te controleren. De Nederlandse rechter hecht – in lijn met Europese wetgeving en rechtspraak – waarde aan gedragscodes. Als de werkgever een gedragscode gebruikt die hem de bevoegdheid geeft om de zakelijke communicatiemiddelen van zijn werknemers te checken, beoordelen rechters de controle eerder als rechtmatig. Het model dat is opgesteld door VNO-NCW onder de naam ‘E-werken’ is een bruikbaar voorbeeld van zo’n gedragscode. Denk bij het vaststellen en wijzigen wel aan de rol van de Ondernemingsraad. Een concrete controle moet daarnaast altijd een gerechtvaardigd doel hebben en proportioneel zijn.
Als er geen gedragscode van toepassing is, wordt de rechtmatigheid van een controle aan een zwaardere toets onderworpen. Er moet dan sprake zijn van een (ernstige) verdenking jegens een bepaalde werknemer en de wijze van controleren moet proportioneel zijn. De rechtbank Almelo oordeelde in 2010 dat het zakelijke e-mailverkeer van een fysiotherapeut mocht worden onderzocht door de werkgever, nadat de ernstige verdenking was gerezen dat de fysiotherapeut seksuele relaties onderhield met patiënten. De rechtbank Rotterdam oordeelde in 2011 in gelijke zin: het ging om een geval waarin de vader van werknemer (al 33 jaar werkzaam als verkoopdirecteur binnen dezelfde onderneming als werknemer) wegens betrokkenheid bij misstanden binnen de onderneming tekende voor beëindiging van de arbeidsovereenkomst zonder enige vergoeding. Werkgever besprak met werknemer dat hij tegenover klanten, leveranciers en collega’s ‘absolute discretie diende te betrachten’ ten aanzien van de gebeurtenissen rondom zijn vader. Korte tijd daarna heeft de werkgever door controle van de zakelijke e-mail van werknemer geconstateerd dat deze onjuiste informatie had verspreid over de situatie en zich negatief had uitgelaten over werkgever. De rechter achtte de controle gerechtvaardigd gelet op de familiaire verhouding tussen werknemer en zijn vader en het feit dat vader betrokken was bij misstanden. De controle was proportioneel omdat er geen ander middel voorhanden was voor de werkgever.
Zakelijke privécommunicatie van werknemers wordt niet slechts gedoogd maar ook beschermd. Werkgevers doen er goed aan om die bescherming door middel van een gedragscode in te kaderen, om zo grip te houden op de zakelijke privécommunicatie van werknemers. Wilt u een gedragscode voor uw onderneming opstellen of heeft u vragen over het controleren van zakelijke privécommunicatie in een concreet geval? Onze advocaten van de sectie arbeidsrecht adviseren u graag.
