De vereniging: hoe gaan we om met de ledenvergadering?

Hoe ga je als vereniging om in tijden van coronacrisis? Er zijn verschillende mogelijkheden, die in deze blog kort benoemd worden.

De overheidsmaatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan dwingen in ieder geval om creatief met ledenvergaderingen om te gaan, bijvoorbeeld van de schoolvereniging. Hiervoor zijn verschillende mogelijkheden, die hieronder kort benoemd worden. In alle gevallen: probeer wel pro-actief op dit moment de leden te informeren over hoe het bestuur ermee om wil gaan.

Spoedwet

Samenkomsten zijn verboden, van meer dan 3 personen. Uitzondering geldt voor een samenkomst die nodig is voor de continuering van de dagelijkse gang van zaken van een instelling, maar dat geldt niet voor ledenvergadering van de school, normaal gesproken.

Op 8 april is een spoedwetsvoorstel ingediend bij de Tweede Kamer. Kort weergegeven houdt deze wet in dat vereniging virtueel kunnen vergaderen, ook als de statuten dat niet toestaan. Dit vanwege de uitzonderlijke situatie waar we met deze coronacrisis inzitten. Ook het stemmen over voorstellen kan op basis van dit wetsvoorstel elektronisch plaatsvinden. Tot slot regelt het wetsvoorstel dat er een mogelijkheid is om de termijn voor verslaglegging te verlengen.

Voorwaarde is wel dat de leden tijdens die vergadering of van tevoren vragen kunnen indienen, die uiterlijk op de vergadering zelf worden beantwoord. Maar mocht een lid niet optimaal hebben kunnen deelnemen aan zo’n vergadering (door haperende techniek), dan zijn de genomen besluiten toch rechtsgeldig.

In principe vervalt de spoedwet per 1 september 2020, maar hier kan bij koninklijk besluit van afgeweken worden.

Alternatief vergaderen

Heel kort zijn er de volgende opties.

• Uitstellen totdat vergaderingen weer toegestaan zijn. Formeel is dat in de meeste gevallen in strijd met de statuten omdat die binnen een aantal maanden na het einde van het boekjaar een jaarvergadering voorschrijven; maar de wet wijst ook op de redelijkheid en billijkheid die kan meebrengen dat in uitzonderingssituaties zoals deze coronacrisis van die verplichting kan worden afgeweken.

• Gebruik maken van de mogelijkheid die hierboven wordt geschapen door het spoedwetsvoorstel, en vergaderen d.m.v. een videoverbinding waarbij het bestuur vragen van leden kan beantwoorden.

• Rondsturen van het secretarieel en financieel jaarverslag, aan alle leden. De ledenvergadering moet namelijk het financieel verslag goedkeuren. Dat moet dus eigenlijk in vergadering (dat kan nu dus ook met behulp van een videoverbinding), maar als dat niet doenlijk is het kan het ook een optie zijn om te vragen om bedenkingen bij de jaarrekening schriftelijk binnen twee weken kenbaar te maken, en vervolgens als bestuur vast te stellen of de leden de jaarrekening goedkeuren. Vraag ook de leden om het aan te geven wanneer zij niet instemmen met deze wijze van besluitvorming over de jaarrekening.

• Als andere besluitvorming dringend noodzakelijk is, bijvoorbeeld een bestuursverkiezing, kan ook bezien worden of dit gedaan wordt door middel van ‘stemmen per e-mail’. Als het echt noodzakelijk is om een fysieke ledenvergadering te beleggen, is het nog mogelijk om een beroep te doen op de uitzondering te doen voor bijeenkomsten die ‘noodzakelijk zijn voor de continuering van de dagelijkse gang van zaken binnen de instelling’. Het is daarbij aan te raden om overleg te plegen met de burgemeester. Ook kan daarbij worden gestimuleerd om zoveel mogelijk gebruik te maken van stemmen bij volmacht, zodat het aantal deelnemers zoveel mogelijk beperkt wordt.