Contracteren in de ICT (deel 1): hoe bereid ik mij juridisch voor op een ICT-project?
Met enige regelmaat brengt het nieuws ons op de hoogte van het feit dat ICT-projecten complex zijn, geld kosten en nogal eens uit de hand lopen.
Het gaat meestal om een project bij de overheid dat het budget qua begroting meerdere keren heeft overschreden. Echter, ook de ondernemer krijgt vroeg of laat te maken met ICT-projecten. De bedrijfsvoering of uw concurrentiepositie vereist nu eenmaal dat de organisatie ook op ICT-gebied up-to-date blijft.
Voorbereiding
Als opdrachtgever van een ICT-project is het daarom belangrijk om u goed voor te bereiden, met name in de aanloop naar een ICT-project. Dat geldt niet alleen inhoudelijk, maar geldt zeker ook voor de juridische kaders u als ondernemer met een leverancier afspreekt.
Geheimhouding
Voordat u met een leverancier in zee gaat, is het belangrijk om eerst afspraken te maken over de informatie die partijen met elkaar gaan delen. De leverancier krijgt immers toegang tot uw bedrijfsprocessen en technologieën. Het is daarom van belang om voorafgaand aan de samenwerking een geheimhoudingsovereenkomst te laten ondertekenen, zodat uitgewisselde informatie wordt beschermd en niet zonder meer openbaar mag worden gemaakt.
Voor- of intentieovereenkomst
Afhankelijk van de complexiteit en de grootte van het ICT-project is het soms goed als partijen ook vooraf afspreken op welke wijze zij de onderhandelingen vorm gaan geven en wat de spelregels zijn als beide partijen uiteindelijk geen overeenstemming over het project kunnen bereiken.
In deze zogenoemde ‘intentieovereenkomst’ of ‘voorovereenkomst’ kunnen afspraken worden gemaakt over:
het doel en de motieven van partijen;
de scope en de tijdslijn voor het project;
de rol- en taakverdeling van beide partijen;
de financiële verhoudingen;
en last but not least de aansprakelijkheid.
Algemene voorwaarden
Eventueel zouden partijen ook al afspraken kunnen maken over wiens algemene voorwaarden van toepassing zijn op de te sluiten ICT-overeenkomst. Afhankelijk van de inhoud van de algemene voorwaarden kunnen partijen ook bijzondere afspraken maken over het al dan niet buiten toepassing verklaren van specifieke bepalingen in de algemene voorwaarden.
Volgende keer: de ICT-overeenkomst
Nadat u met uw leverancier overeenstemming hebt over de kaders waarbinnen partijen met elkaar willen samenwerken, kan u de focus leggen op de inhoud van het project. De afspraken over de inhoud van het project worden vastgelegd in de ICT-overeenkomst. Daarop zal in de volgende blog dieper worden ingegaan.
