Aanbesteding: eerlijke procedure, gelijke behandeling

Als u een bedrijf hebt, kan het goed zijn dat u soms overheidsopdrachten uitvoert. Nu mag een gemeente (of andere overheid) meestal niet willekeurig haar aannemers kiezen.

Als u een bedrijf hebt, kan het goed zijn dat u soms overheidsopdrachten uitvoert. Rijkswaterstaat schakelt een aannemer in. De gemeente een groenbedrijf. Maar ook voor Wmo-zorg en jeugdzorg moet de gemeente contracten sluiten met zorgaanbieders.

Eerlijke procedure

Nu mag een gemeente (of andere overheid) meestal niet willekeurig haar aannemers kiezen. Er moet een eerlijke procedure zijn waarin elke ondernemer die de opdracht zou willen, ook een eerlijke kans krijgt. Als hij maar kan laten zien dat hij de opdracht ook zou kunnen doen.

Daarvoor is het aanbestedingsrecht.

De gemeente publiceert dan een opdracht, op het openbare systeem Tenderned. Iedereen die wil kan een inschrijving opstellen. Meestal met een prijsopgave, en een beschrijving van de kwaliteit die je kunt leveren.

Kenmerkend voor zo’n aanbesteding is alleen wel dat je je bij de inschrijving heel precies moet houden aan de aanwijzingen van de gemeente. Zoals over hoe je je prijs berekent. En met wat voor referenties je je kwaliteit aantoont.

Zo was er een parkeerbedrijf dat inschreef op het beheer van parkeergarages in Vlaardingen. Bij hun prijsberekening zaten ze met een onzekerheid: wat voor parkeerbeleid zou de gemeente op straat gaan hanteren? Immers, hoe makkelijker het zou gaan zijn om op straat te parkeren, hoe minder inkomsten het bedrijf uit de garageparkeerders zou halen. Ze schreven daarom een briefje bij hun inschrijving: ‘We doen deze bieding, in de veronderstelling dat het huidig parkeerbeleid op straat gehandhaafd blijft.’

Gelijke behandeling

Maar dat mocht niet. Inschrijving ongeldig! Zo oordeelde de rechter ook. Als bedrijven eigen voorwaarden gaan stellen aan hun inschrijving, kan de gemeente de inschrijvingen niet meer eerlijk vergelijken. En de basis van het aanbestedingsrecht is: alle aanbieders moeten helemaal gelijk worden behandeld. Het moet precies duidelijk zijn welke inschrijving de voordeligste is.

Het betekent ook: als je inschrijft op een aanbesteding moet het gelijk goed zijn. Als je een document vergeet, een handtekening vergeet, een prijsonderdeel vergeet in te vullen: je komt er dan meestal pas achter na de inschrijfdatum, als de gemeente het ziet. En dan valt er (bijna) niets meer te corrigeren. Je inschrijving is helaas ongeldig. Kortom: check alles dus dubbel.

Vorig jaar heeft de Hoge Raad bepaald dat die gelijke kansen ook moeten gelden als de gemeente grond verkoopt. Als er bijvoorbeeld weer een woonwijk ontwikkeld moet worden of appartementen, op grond die van de gemeente is, mag de gemeente niet automatisch gaan overleggen met de vaste projectontwikkelaar. De gemeente moet eerst die grondoptie publiceren, afwachten wie interesse heeft, en alle geïnteresseerden een bod laten doen.

Begrijpelijk is dat er regelmatig toch iets misgaat en er worden dan ook veel procedures over gevoerd. Wel zijn het altijd korte procedures omdat iedereen snel moet weten wie nu definitief de opdracht krijgt.

En als u die krijgt: veel succes! Dan begint het echte werk pas.

Deze column is ook geplaatst in de Barneveldse Krant.