Aanbestedingen: nauwkeurig inschrijven blijft cruciaal
Jaco van den Brink
De recente jurisprudentie aanbestedingsrecht laat zien: nauwkeurig inschrijven conform de uitvraag blijft cruciaal. Niets overslaan, maar ook niets toevoegen. Twee voorbeelden van inschrijvingen die ongeldig bleken te zijn.
Uitspraak 1: Formaliteiten zijn leidend
Het inschrijvingsbiljet moest in deze casus ondertekend zijn door een tekeningsbevoegde, namens de vennootschap. Voor zover die bevoegdheid niet uit de KvK bleek, moest de volmacht bij de inschrijving zijn bijgesloten.
De betreffende inschrijver had echter geen volmacht bijgesloten van de persoon die het biljet ondertekende. De inschrijving was daarmee ongeldig. Daarvoor maakte geen verschil dat er voordien al een selectiefase had plaatsgevonden waarbij de ondertekening door deze persoon geen bezwaar was. De inschrijver had nu bij inschrijving alsnog nauwkeurig de inschrijvingsleidraad moeten volgen.
Het Rijksvastgoedbedrijf was ook niet gehouden om – na de sluiting van de inschrijving – alsnog een volmacht te accepteren om de fout te herstellen.
Niets overslaan dus uit de formaliteiten van de inschrijvingsleidraad.
Rechtbank Den Haag d.d. 15 mei 2018
Uitspraak 2: Toevoegingen zijn ongeldig
Het ging om een aanbesteding door Defensie voor de levering van PGB’s (persoonlijke beschermingsmiddelen).
Deze inschrijver maakte in de aanbiedingsbrief enkele inhoudelijke opmerkingen over haar inschrijving. In het inschrijvingsbiljet werden ‘otoplastieken’ namelijk gratis aangeboden. In de aanbiedingsbrief gaf de inschrijver in aanvulling daarop aan dat jaarlijks een bedrag ad € 43,88 zou worden berekend in verband met (i) een te verlenen garantie, (ii) jaarlijkse lektestcontroles, (iii) een verzekering en (iv) gratis vervanging bij defect. Dit was zodanig geformuleerd dat de inschrijver er vanuit leek te gaan dat Defensie deze diensten ook zou afnemen.
Het probleem met deze aanvulling was niet het jaarlijks bedrag, maar: de inschrijving was voorwaardelijk geworden. De otoplastieken waren gratis, mits Defensie de vier genoemde diensten ook zou afnemen. En een voorwaardelijke inschrijving is altijd ongeldig.
Niets toevoegen dus aan de gevraagde aanbiedingen uit de inschrijvingsleidraad.
